REGULAMIN Wydarzenia - Kappa Matsuri: Weekend z kulturą japońską na UJ w dniach 08-09.11.2025 r. na terenie Instytutu Orientalistyki Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie („Regulamin”)

§ 1 Termin i czas trwania¶

Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Kappa Matsuri: Weekend z kulturą japońską na UJ (zwanego dalej „Wydarzeniem”), które odbędzie się w dniach od 08 do 09 listopada 2025 r. w godzinach: w sobotę od 11:00 do 19:00, w niedzielę od 10:00 do 17:00, na terenie następujących obiektów: Instytutu Orientalistyki Uniwersytetu Jagiellońskiego, ul. Aleja Adama Mickiewicza 9, 33-332 Kraków (zwanego dalej „Obiektem”).
Organizatorem Festiwalu (zwanego dalej: „Festiwalem”) jest Uniwersytet Jagielloński z siedzibą w Krakowie przy ul. Gołębiej 24, 31-007 Kraków, Wydział Filologiczny, Instytut Orientalistyki (zwany dalej: „Organizatorem”).
Kappa Matsuri: Weekend z kulturą japońską na UJ ma charakter naukowy.
Wsparcie organizacyjne Festiwalu zapewnia koło naukowe działające w strukturze Organizatora - Koło Naukowe Japonistów Uniwersytetu Jagiellońskiego „Kappa”.
Uczestnikami Festiwalu (zwanymi dalej: „Uczestnikami”) mogą być osoby fizyczne zainteresowane udziałem w Festiwalu, które zaakceptowały Regulamin i które w czasie trwania Festiwalu pojawią się na terenie Obiektów, z zastrzeżeniem postanowień § 2 ust. 3 Regulaminu. Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w Festiwalu wyłącznie pod opieką opiekuna prawnego.
Regulamin jest udostępniany Uczestnikom na stronie internetowej https://knjkappa.pl (zwanej dalej „Stroną Wydarzenia”), w wersji polskojęzycznej, w sposób umożliwiający jego pobranie i odtwarzanie bez dostępu do Internetu oraz wywieszony podczas Festiwalu w widocznych i ogólnodostępnych miejscach na terenie Obiektu, w szczególności przy wejściach na teren Festiwalu.
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu oraz formuły Wydarzenia w sytuacji gdy jego przeprowadzenie w terminie oraz formie, o których mowa w ust. 1 powyżej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora. Zmiana terminu lub/oraz formuły Wydarzenia zostanie niezwłocznie ogłoszona na Stronie Wydarzenia.
Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w programie Wydarzenia, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności aktywności. W razie wprowadzenia zmian, Organizator poinformuje o tym niezwłocznie na Stronie Wydarzenia. Zmiana programu Wydarzenia nie stanowi zmiany Regulaminu.

§ 2 Zasady uczestnictwa w Festiwalu¶

Udział w Festiwalu jest nieodpłatny i nie wymaga rejestracji.
Wejście na teren Obiektów w czasie Festiwalu jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Uczestnika zapoznania się z treścią Regulaminu udostępnionego na Stronie Wydarzenia i wywieszonego w widocznych miejscach na terenie Festiwalu, w tym przed wejściem na ten teren, oraz z akceptacją postanowień Regulaminu, w szczególności z udzieleniem Organizatorowi zezwoleń i upoważnień, o których mowa w treści Regulaminu.
Na terenie Festiwalu może znajdować się jednocześnie nie więcej niż 500 osób. Organizator może odmówić osobom zainteresowanym udziałem w Festiwalu wejścia na jego teren, gdy przemawiają za tym względy bezpieczeństwa i porządku publicznego, w szczególności, gdy liczba Uczestników Festiwalu przekroczy limit, o którym mowa powyżej.
§ 3 Ogólne zasady udziału w Wydarzeniu
W ramach Festiwalu odbędą się prelekcje, pokazy, projekcje, warsztaty i konkursy. Szczegółowe informacje i dokładny program Wydarzenia dostępny będzie Stronie Wydarzenia.
Przebieg Wydarzenia zostanie utrwalony w postaci nagrań audio-wideo (dalej jako: „Nagranie”) oraz fotorelacji (dalej jako: „Fotorelacja”), które będą udostępniane nieograniczonemu kręgowi odbiorców , na stronach internetowych Organizatora, w tym na stronie Stronie Wydarzenia oraz na profilach Organizatora na portalach Facebook i Instagram. Nagranie przyjmie postać krótkich filmów – tzw. „rolek”, „relacji”.
Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Wydarzenia i jego program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Wydarzenia.
Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Wydarzeniu Uczestników, którzy naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
1. zakłócają przebieg Wydarzenia;
2. podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
3. podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Wydarzenia;
4. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.

§ 4 Prawa i obowiązki Uczestników¶

Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowane jest Wydarzenie oraz stosować się w tym zakresie do poleceń wydawanych przez personel Wydarzenia lub służby odpowiedzialne za bezpieczeństwo i porządek, a także zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób.
Uczestnictwo w Wydarzeniu może się odbywać tylko w wyznaczonych pomieszczeniach i obszarach, zgodnie z obowiązującym programem i porządkiem Wydarzenia. Zabronione jest przebywanie poza wyznaczonym obszarem Wydarzenia.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Wydarzenia, a także w innych miejscach ogólnodostępnych na terenie Wydarzenia, Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Uczestnicy biorąc udział w Wydarzeniu nie mogą posiadać ani wnosić na teren Wydarzenia i UJ:
1. jakiejkolwiek broni, amunicji, przedmiotów uznanych za niebezpieczne (np. nóż),
2. materiałów wybuchowych, łatwopalnych i toksycznych,
3. wszelkich napojów alkoholowych, środków odurzających i substancji psychoaktywnych,
4. długich parasoli z ostrym zakończeniem,
5. zwierząt, z zastrzeżeniem psów-przewodników towarzyszących osobom niepełnosprawnym.
Podczas Wydarzenia zakazane jest manifestowanie światopoglądu, w tym w szczególności poglądów politycznych. UJ zabrania prowadzenia na terenie Wydarzenia działalności handlowej, promocyjnej, reklamowej z zastrzeżeniem przypadków, kiedy dany podmiot uzyskał odrębną zgodę UJ.
Osobom nietrzeźwym lub będącym pod wpływem środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków, zachowującym się w sposób, który mógłby zagrozić bezpieczeństwu innych Uczestników oraz UJ, zakłócić porządek Wydarzenia, a także naruszyć ogólnie przyjęte normy zachowania w miejscach publicznych zakazuje się wstępu na Wydarzenie. Personel Wydarzenia uprawniony jest do zobowiązania osoby, o której mowa w zdaniu poprzednim do opuszczenia terenu Wydarzenia.
Personel Wydarzenia w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego jest uprawniony do:
1. wezwania Uczestnika do stosownego zachowania;
2. żądania opuszczenia przez Uczestnika terenu Wydarzenia,
3. wylegitymowania Uczestnika w celu ustalenia jego tożsamości, w tym w szczególności w przypadkach kiedy jego zachowanie narusza zasady uczestnictwa w Wydarzeniu bądź doprowadziło do wyrządzenia szkody i konieczności wezwania właściwych służb bezpieczeństwa;
4. wezwania właściwych służb w sytuacji, gdy zachowanie Uczestnika kwalifikuje się do takiej interwencji, w tym w szczególności gdy stanowi zagrożenie dla pozostałych Uczestników lub personelu Wydarzenia lub mienia Organizatora.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, niestosowania się przez Uczestników do zaleceń Organizatora oraz poleceń personelu Wydarzenia i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.
Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność odszkodowawczą za szkody w mieniu lub na osobach wchodzących w skład personelu UJ (pracownikach i współpracownikach), wyrządzone przez niego lub osoby pozostające pod jego opieką. Odpowiedzialność w takim samym zakresie jak powyżej, Uczestnik ponosi również wobec innych Uczestników.
UJ zabrania palenia tytoniu oraz spożywania alkoholu i przyjmowania środków odurzających na terenie Wydarzenia.
Personel UJ może odmówić wejścia na Wydarzenie osobom, które naruszają postanowienia niniejszego paragrafu.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Wydarzenia, Organizator może korzystać z monitoringu obejmującego cały teren Wydarzenia, jak i jego poszczególne fragmenty. Zasady stosowania monitoringu przez Organizatora określa zarządzenie nr 34 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 16 maja 2019 roku w sprawie: Regulaminu monitoringu wizyjnego na Uniwersytecie Jagiellońskim z późn. zm., dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Uniwersytetu Jagiellońskiego.
W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym personel Wydarzenia.

§ 5 Wizerunek¶

Organizator będzie utrwalał przebieg Wydarzenia w formie Fotorelacji i Nagrania dla celów informacyjnych, dokumentacyjnych, reklamy i promocji Organizatora i samego Wydarzenia oraz archiwizacyjnych.
Uczestnik akceptując Regulamin wyraża nieograniczoną terytorialnie, ilościowo zgodę na wykorzystanie jego wizerunku, w celach wskazanych w ust. 1 powyżej, bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu. Zgoda obejmuje utrwalenie wizerunku Uczestnika w Fotorelacji i Nagraniu oraz wykorzystanie tego utrwalenia, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika bez konieczności każdorazowego jego zatwierdzania:
1. na stronach internetowych Organizatora, w szczególności na Stronie Wydarzenia
2. na profilach Organizatora w mediach społecznościowych w serwisach Facebook i Instagram.
Uczestnik jest świadomy, że Fotorelacja i Nagranie z Wydarzenia zostaną udostępnione publicznie, w szczególności w Internecie i będą dostępne dla nieograniczonej ilości osób. Wykorzystanie wizerunku Uczestnika może nastąpić wyłącznie w związku z Fotorelacją i Nagraniem z Wydarzenia.
W związku z wykorzystaniem wizerunku Uczestnik nie będzie wykonywać prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci Fotorelacji i Nagrania, w których został on wykorzystany oraz prawa każdorazowego wskazywania go jako osoby uwidocznionej w Fotorelacji i Nagraniu, a w szczególności wskazywania jego imienia i nazwiska.
Fotorelacja i Nagranie obejmujące Uczestnika będą wykorzystywane do czasu wycofania zgody na wykorzystanie jego wizerunku, z zastrzeżeniem art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

§ 6 Przetwarzanie danych osobowych¶

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) Uniwersytet Jagielloński informuje, że:

Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków, reprezentowany przez Rektora UJ.
Uniwersytet Jagielloński wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ul. Czapskich 4 pok. 25, 31-110 Kraków. Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: iod@uj.edu.pl lub pod nr telefonu 12 663 12 25 – w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 15:00.
Dane osobowe Uczestników Wydarzenia będą przetwarzane w celu:
1. przeprowadzenia Fotorelacji w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamy i promocji Organizatora, oraz samego Wydarzenia, archiwizacji – w odniesieniu danych osobowych Uczestników w postaci wizerunku na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
2. zapewnienia bezpieczeństwa Wydarzenia zgodnie z obowiązującym w UJ Regulaminem monitoringu wizyjnego dostępnego na stronie https://bip.uj.edu.pl/ oraz obowiązkiem informacyjnym dotyczącym przetwarzania wizerunku w monitoringu wizyjnym dostępnym na stronie https://iod.uj.edu.pl/monitoring-wizyjny na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO – w odniesieniu do danych z monitoringu wizyjnego.
Podanie przez Uczestnika danych osobowych wskazanych w pkt. 3 lit. a) jest dobrowolne. Podanie danych o których mowa w pkt. 3 lit. b) powyżej jest dobrowolne, ale brak ich podania – z uwagi na obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa Uczestników - skutkuje niemożnością uczestnictwa w Wydarzeniu
Dane osobowe Uczestnika nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
Dane osobowe Uczestnika w zakresie wskazanym w ust. 3 lit. a) powyżej – do czasu wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych. Dane z monitoringu wizyjnego przetwarzane będą maksymalnie przez okres trzech miesięcy.
Dana osobowa Uczestnika w postaci wizerunku może zostać utrwalona na zdjęciach z Wydarzenia służących stworzeniu Fotorelacji i przetwarzana na Stronie Wydarzenia, na profilach Organizatora w serwisach FB i Instagram, na cele informacyjne, dokumentacyjne, edukacyjne, dydaktyczne, reklamy i promocji Organizatora, oraz samego Wydarzenia, a także archiwizacji, w tym na potrzeby relacji z Wydarzenia – zgodnie z § 5 Regulaminu.
Uczestnik posiada prawo do: uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych i uprawnieniach przysługujących zgodnie z RODO, dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, a także prawo do usunięcia danych osobowych ze zbiorów administratora (chyba że dalsze przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego albo w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), oraz prawo do ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
Dane osobowe Uczestnika nie będą przedmiotem automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.
Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie Jego danych osobowych narusza przepisy RODO.

§ 7 Postanowienia końcowe¶

Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom na Stronie Wydarzenia w wersji umożliwiającej jego pobranie oraz w formie papierowej w widocznych miejscach na terenie i w czasie Festiwalu, w szczególności przy wejściach na teren Obiektu.
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z powodu zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa i konieczności dostosowania Regulaminu do tej zmiany, w szczególności w celu zwiększenia środków bezpieczeństwa towarzyszących Wydarzeniu. Zmiana Regulaminu wejdzie w życie w ciągu 7 dni od chwili jego publikacji na Stronie Wydarzenia.
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu także w przypadku zmiany Regulaminu która nie wpływa negatywnie na prawa Uczestników bądź zmiany polegającej na sprostowaniu oczywistych omyłek pisarskich i błędów redakcyjnych. W takim przypadku zmiana Regulaminu może wejść w życie w terminie krótszym niż 7 dni, ale nie krótszym niż 3 dni od chwili jego publikacji na Stronie Wydarzenia.
O odwołaniu Wydarzenia Organizator niezwłocznie poinformuje na Stronie Wydarzenia. Organizator nie będzie wobec Uczestników zobowiązany do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu.
Prawem właściwym dla umowy uczestnictwa w Wydarzeniu zawartej poprzez akceptację Regulaminu jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
Regulamin jest udostępniany w wersji polskojęzycznej.